LA DIGITALIZACIÓN DE LA FUNCION NOTARIAL EN TIEMPOS DE CONTINGENCIA (LA FE PÚBLICA ELECTRÓNICA)
Dirección de Derecho Corporativo y Notarial
Estos momentos de
incertidumbre generada por el COVID-19, presentan un gran reto para la labor
jurídica de seguridad patrimonial, una gran parte de la función del Notario, si
bien el Gobierno del Estado no se ha pronunciado al respecto de la continuidad de
las notarías del Estado, las dependencias gubernamentales esenciales para la
función notarial como el Instituto de Seguridad Jurídica Patrimonial del Estado
de Yucatán (INSEJUPY) han implementado ciertas medidas durante esta
contingencia; pues mediante un comunicado dirigido al Consejo de Notarios, dicho Instituto informó acerca de los
servicios y trámites que se actualizan con esquemas de atención acordes con las
circunstancias sanitarias que enfrenta el estado como son la implementación de
trámites cien por ciento electrónicos y no presenciales para fedatarios y ciudadanos,
podemos encontrar entre otros: consulta de tomos del archivo registral y de inscripciones
electrónicas, los servicios de asesoramiento de trámites presenciales ahora
serán vía telefónica, la entrega de documentación física que entregó el
ciudadano anteriormente, será devuelta previa cita.
Se debe enfatizar que se implementaron herramientas digitales específicas para notarios
y escribanos en el cual como novedades están el pago de derechos notariales, la
digitalización de los certificados de libertad y gravamen y la notaria digital;
aprovechando estas medidas implementadas de manera digital y electrónica nos
lleva a la siguiente cuestión: ¿a qué exento la función notarial puede ser digitalizada
tomando en cuenta la legislación vigente en nuestro estado? Para responder esta
cuestión, debemos remontarnos a la Ley del Notariado del Estado y su Reglamento
en los cuales permiten que la tramitación de una escritura pública, pueda ser
totalmente por medios digitales; el articulo 45 de dicha ley menciona en su
tercer párrafo que “ El ejercicio de la función notarial se manifiesta de
manera documental, digital o electrónica, a través de las actuaciones que
realicen los notarios públicos dentro y fuera de protocolo, tomos, archivo o
libros, cuyos actos jurídicos sean considerados documentos públicos, siempre
que las leyes respectivas le otorguen dicho carácter” todo esto siendo
complementado con el artículo 39 del Reglamento de la Ley, que establece “la
función notarial se ejercerá de manera documental o electrónica”, a partir de
esta premisa, queda por exponer cuáles son las vías o maneras que la función
notarial puede ejercerse de manera electrónica; para esto debemos remontarnos
al los artículos 57 y 58 de la misma ley
en la cual entre otras disposiciones, faculta al Notario y las partes para la
utilización de la Firma Electrónica Acreditada (FEA) en los términos que
marca la Ley Sobre el Uso de Medios Electrónicos y Firma Electrónica del Estado
de Yucatán. La Firma Electrónica Acreditada es aquélla que ha sido expedida por
la Autoridad Certificadora en los términos de esta Ley[1],
consistente en el conjunto de datos electrónicos integrados o asociados al
Mensaje de Datos, que permite asegurar la integridad y autenticidad de ésta y
la identidad del usuario/a. Esta firma electrónica no es comúnmente utilizada
en nuestro Estado en circunstancias comunes debido a la falta de confianza que
tienen los usuarios de las autoridades certificadoras, y por la falta de
difusión y accesibilidad a estos medios para la función notarial. Ahora bien,
ademas de la Fea, existe otra firma electrónica la E.firma (antes conocida como
FIEL) La E.firma el conjunto de datos y caracteres que te identifica al
realizar trámites y servicios por internet en el Secretaría de Administración
Tributaria(SAT), así como en otras Dependencias, Entidades Federativas,
Municipios y la iniciativa privada.[2] Los
notarios utilizan esta firma de manera cotidiana, no solamente para fines
fiscales, sino para cumplir con las obligaciones en materia de prevención de
lavado de dinero. Con la firma electrónica que otorga el SAT, y además se puede
consultar y mandar telemáticamente actos para inscripción en el Registro
Público de la Propiedad y del Comercio.
Tanto la FEA como la E.firma, ambas producen los mismos efectos jurídicos que una firma autógrafa, y considero que para su pronta utilización y normalización en la función notarial, es necesario homologar ambas figuras, pues es necesario facilitar a los Notarios Públicos con una única firma Notarial electrónica y así poder modernizarse y ponerse a la vanguardia, debido a que la sociedad de la información en que vivimos usa y exige cada vez más el uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicación, conocidas comúnmente como TIC. Los notarios tienen los elementos necesarios para afrontar el reto. Principalmente, tienen conocimiento y usan cotidianamente las nuevas tecnologías de la información y comunicación. Deben de utilizarlas de por sí para cumplir obligaciones fiscales y en materia de prevención de lavado de dinero; así que es cuestión de tiempo para que podamos ver como la firma electrónica sea utilizada en el día a a día para otorgar la fe publica de una manera más vanguardista y funcional, satisfaciendo las necesidad y lineamientos que se presentan en la actual contingencia sanitaria.
“El documento notarial, aún con el más fino
papel y con el más seguro de los sellos y hologramas, no puede satisfacer a esa
sociedad por completo”[3]
Br. Jorge Ávila Torre
Titular de la Dirección de Derecho Corporativo y Notarial de la Federación Mexicana de Jóvenes Abogados Yucatán.
[1] La Autoridad certificadora es la Oficialia Mayor del
Poder Ejecutivo del Estado (Artículo 37 LEY SOBRE EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Y FIRMA ELECTRÓNICA DEL ESTADO DE YUCATAN)
[3] Bráncos Nuñéz, Enrique. "Circulación de
escrituras públicas en la UE", en El notario del siglo XXI Colegio
notarial de Madrid, [En línea], No. 65, mayo - junio 2015
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